W ostatnich dwóch latach nasz klient – fabryka produkująca opakowania dla branży kosmetycznej, zrealizował dwa różne projekty z udziałem interim managerów. Choć charakter i zakres projektów bardzo się różniły, wspólnym mianownikiem były: wysoka skuteczność działań oraz realna wartość dodana dla organizacji.
Jak wyglądały te działania od środka, z perspektywy klienta? Zapytałam Agnieszkę – HR Managera fabryki [AG]
Projekt 1: Usprawnienie procesów w łańcuchu dostaw i obsłudze klienta
[AG] „Projekt miał jasno zdefiniowany cel oraz konkretny 4-miesięczny harmonogram. Zadaniem interim managera było spojrzenie z lotu ptaka na dział obsługi klienta i realizacji zamówień – obszary, w których firma zauważyła pewne nieefektywności.
Zdefiniowane przez nas cele projektu objęły:
- Identyfikację wąskich gardeł w procesach zamówień;
- Usprawnienie komunikacji i przepływu informacji z klientami;
- Przebudowę procesu planowania produkcji próbek.
Interim manager bardzo szybko wdrożył się w funkcjonowanie organizacji – wystarczyły mu 3 dni, by przeprowadzić diagnozę i zaplanować działania wdrożeniowe.
W ciągu 4 miesięcy:
- zreorganizował dział obsługi klienta, wyodrębniając dwa kluczowe obszary: logistykę i rozwój,
- doprecyzował kompetencje poszczególnych członków zespołu,
- usprawnił proces komunikacji z klientem – od potwierdzenia zamówienia, przez śledzenie produkcji, aż po potwierdzenie dostawy,
- ulepszył planowanie produkcji próbek, uwzględniając niestandardowe zamówienia klienta i dynamiczne pozyskiwanie komponentów.
Kluczowym było wsparcie dla kierownika działu, który – dzięki wiedzy i doświadczeniu interim managera, zyskał szerszą perspektywę na operacje i organizację pracy zespołu”.
Projekt 2: Wsparcie operacyjne w sytuacji kryzysowej
[AG] „Ten projekt miał zupełnie inny charakter. Interim manager został zaangażowany w odpowiedzi na pilną potrzebę – długoterminową nieobecność jednego z kluczowych pracowników. Projekt miał charakter czysto operacyjny, bez z góry założonych celów optymalizacyjnych, za to z jasnym oczekiwaniem przejęcia codziennych obowiązków w kluczowym obszarze firmy.
Choć projekt był mniej spektakularny, jego znaczenie było ogromne – w sytuacji, gdy groziło nam sparaliżowanie procesów, interim manager zapewnił ciągłość operacyjną oraz stabilność w krytycznym okresie.”
[MT] Co dali Wam interim managerowie?
[AG] „Oba projekty pokazały, że interim management to rozwiązanie, które może być niezwykle skuteczne, pod warunkiem odpowiedniego dopasowania osoby i jasnego określenia celów.
Z naszego doświadczenia wynika, że interim manager wnosi:
- świeże spojrzenie z zewnątrz – często zadaje pytania, które wymuszają refleksję i weryfikację przyzwyczajeń,
- doświadczenie z innych organizacji – często przynosi gotowe rozwiązania, które można zaadaptować,
- szybkość działania – błyskawicznie diagnozuje problemy i wdraża zmiany,
- koncentrację na celu – nie angażuje się w codzienną „bieżączkę”, tylko realizuje konkretną misję”.
[MT] Nasuwa się więc pytanie, czy było warto?
[AG] „Zdecydowanie tak. Co więcej – choć projekty zostały zakończone, efekty ich realizacji są nadal widoczne, a reorganizacje w działach nadal się utrwalają. Zyskaliśmy nie tylko lepiej działające procesy, ale też większą spójność zespołów i nową jakość zarządzania.
Ale warto też zaznaczyć – interim manager nie jest rozwiązaniem na wszystko. To osoba, która przychodzi na czas określony i do jasno określonych zadań. Nie zastąpi pracownika etatowego na lata – i nie powinien.
Właśnie dlatego warto po niego sięgać tam, gdzie liczy się szybkość, skuteczność i konkretne rezultaty. Dla naszej fabryki – było to doświadczenie, które z pewnością powtórzymy, jeśli pojawi się taka potrzeba”.
Podsumowanie
Interim manager może przynieść organizacji wymierne korzyści – zarówno w kontekście optymalizacji procesów, jak i wsparcia w sytuacjach kryzysowych. Kluczowe jest odpowiednie dopasowanie osoby i jasno określone cele. To elastyczne i efektywne rozwiązanie, które warto rozważyć w momentach przełomowych dla firmy.
