Interim management w logistyce coraz częściej wykorzystywany jest jako narzędzie stabilizacji organizacji w momentach intensywnych zmian operacyjnych. Szczególnie w firmach produkcyjnych, gdzie wdrożenie nowego systemu lub uruchomienie nowej lokalizacji może bezpośrednio wpłynąć na terminowość dostaw i koszty operacyjne.
Z takim wyzwaniem zmierzyła się polska filia niemieckiej spółki z sektora automotive Tier 1, zatrudniająca 290 pracowników, w tym 100 FTE w obszarze logistyki magazynowej i operacji pakowania.
Interim management w logistyce jako odpowiedź na wyzwania po wdrożeniu nowego systemu
Uruchomienie nowego magazynu oraz wdrożenie grupowego systemu ERP m.in. do obsługi procesów logistycznych miało uporządkować i ustandaryzować działalność zgodnie ze standardem centrali. W praktyce okazało się jednak, że rozwiązanie nie w pełni odpowiada specyfice operacji realizowanych w Polsce.
System centralny nie uwzględniał procesów, wykonywanych w lokalizacji w Polsce. Proces wymagał dodatkowych operacji – pojawiały się elementy, które, wydłużały czas obsługi zamówień, pojawiły się braki w przepływie informacji między działami oraz wewnątrz zespołu magazynu. Spadała terminowość dostaw, rosła liczba wysyłek „emergency”, a koszty transportu zaczęły wymykać się spod kontroli.
W środowisku automotive takie symptomy szybko przekładają się na napięcie w całej organizacji. Potrzebna była interwencja, która jednocześnie ustabilizuje operacje i uporządkuje systemowo procesy. Zdecydowano się na interim management.
Interim management w logistyce – zapewnienie ciągłości operacyjnej
Pierwszym etapem było ustabilizowanie bieżącej działalności.
Działania objęły:
- usprawnienie komunikacji z Działem Obsługi Klienta,
- wprowadzenie narzędzi komunikacji między zmianami na magazynie,
- wdrożenie narzędzi monitorujących efektywność/wydajność pracy na magazynie
- poprawę procesu realizacji wysyłek zgodnie z zamówieniami i standardami,
- szkolenia pracowników w zakresie sytuacji awaryjnych i efektywności operacyjnej.
W krótkim czasie osiągnięto poziom 96% zamówień wysyłanych prawidłowo i na czas (wcześniej 92%). Znacząco ograniczono wysyłki typu EMERGENCY oraz zredukowano wysyłki dedykowane o 90%, co bezpośrednio przełożyło się na obniżenie kosztów transportu.
Uporządkowanie i standaryzacja procesów magazynowych
Zakres zmian objął kluczowe obszary logistyki: przyjęcia i wydania towarów, pakowanie, przygotowanie dokumentów wysyłkowych oraz dostawy komponentów na produkcję. Zaktualizowano procedury, ujednolicono obieg informacji i dokumentów oraz wprowadzono przejrzyste wskaźniki wydajnościowe i jakościowe.
Zmiana nie polegała na mnożeniu regulacji, lecz na dostosowaniu systemu do realnego przebiegu operacji.
Jednym z najbardziej wymiernych efektów było skrócenie czasu generowania dokumentów eksportowych z pięciu godzin do jednej przy powtarzalnych wysyłkach poza UE. To poprawiło przewidywalność działań i ograniczyło ryzyko błędów.
Reorganizacja logistyki magazynowej i struktury zespołu
Nowy system i nowa infrastruktura wymagały również korekty struktury organizacyjnej. Doprecyzowano role, wprowadzono funkcję odpowiedzialną za systematyczną kontrolę stanów magazynowych oraz przeorganizowano obszar pakowania, usprawniając przepływ towarów.
W efekcie możliwa była optymalizacja zatrudnienia o 10% FTE oraz rezygnacja z trzeciej zmiany w obszarze wysyłki – przy jednoczesnym wzroście wydajności i jakości pracy.
Zmiany przeprowadzono bez zakłócania ciągłości operacyjnej.
Trwałość efektów i kontrola operacyjna
Aby utrzymać rezultaty, wdrożono raporty zmianowe, mierzalne KPI oraz narzędzia analizy przepływów magazynowych. Odpowiedzialność operacyjna stała się bardziej przejrzysta, a organizacja zyskała realne narzędzia do dalszej optymalizacji kosztów i zarządzania efektywnością.
Efekty projektu
Interim management w logistyce jest skutecznym rozwiązaniem w sytuacji, gdy wdrożenie nowego systemu lub infrastruktury powoduje zakłócenia operacyjne.
W ciągu czterech miesięcy:
- zwiększono terminowość realizacji zamówień do 96%,
- zredukowano wysyłki dedykowane o 90%,
- skrócono czas generowania dokumentów eksportowych o 80%,
- zoptymalizowano strukturę zatrudnienia o 10% FTE,
- uporządkowano procesy i odpowiedzialności w całym obszarze logistyki magazynowej.
Interim management pozwolił połączyć szybkie działania operacyjne z trwałą zmianą strukturalną – bez zatrzymywania bieżącej działalności firmy.
Projekt przeprowadzony przez Piotra Fiszera, we współpracy z Inwenta Interim Partners, nie tylko przyniósł wymierne efekty, ale także został dostrzeżony na forum branżowym – projekt otrzymał nominację w I edycji konkursu Projekt Interim Management Roku organizowanym przez Stowarzyszenie Interim Managers.
Porozmawiajmy, jeśli chcesz sprawdzić, jak interim management może się sprawdzić w Twojej organizacji.
